A boa gestão de uma construtora é o primeiro passo para que as demais ações sejam feitas com excelência. Usar uma planilha de obra é uma dica para fazer o gerenciamento da empresa.
As construtoras que ainda gerenciam suas obras com planilhas, são criticadas e vistas como retrógradas porque usam ferramentas taxadas de obsoletas na sua gestão. Em partes este comentário ou percepção é verdadeiro por não ser totalmente eficaz e que pode trazer inúmeros problemas para sua empresa e suas obras. Mas quanto mais maduro o negócio se torna na construção civil, a planilha de obra se torna menos eficiente e já não consegue responder de forma adequada às necessidades da gestão.
Por isso, dependendo do tamanho da sua construtora e do nível de maturidade da sua empresa, é possível usar a planilha de obra para fazer o gerenciamento, tanto da sua construtora quanto das obras.
Neste conteúdo vamos dar algumas dicas práticas para quem precisa usar as planilhas do Excel para fazer a gestão da sua obra.
Como fazer uma gestão de obra eficiente
Ter o controle tanto do ambiente externo quanto interno de uma construtora, não é tarefa fácil, pois existe muita coisa acontecendo ao mesmo tempo e isso envolve muitos profissionais. Desta forma, se você não estiver munido de ferramentas eficientes e não tiver um conhecimento amplo, vai ficar bem difícil controlar e contornar a situação.
Com uma gestão competente, você pode unir maior produtividade, qualidade no serviço e redução de gastos dentro de um tempo hábil para conclusão de cada projeto. Desta forma, gerir bem um negócio não diz respeito apenas às questões financeiras, mas também saber fazer uma gestão de pessoal junto com o trabalho no canteiro de obras. Por isso, um bom gestor deve também, além de saber administrar, ser um bom mediador.
Independentemente do tamanho da sua construtora, os processos, contratos e procedimentos internos são os mesmos e exigem um planejamento bem criterioso. Da mesma forma, é preciso ter conhecimento para poder identificar as possíveis ameaças, pontos fortes e fracos, além de estabelecer metas e objetivos além de determinar estratégias para alcançar cada um.
Para fazer um acompanhamento mais profissional e assertivo das ações e tarefas dentro da construtora, você precisa do auxílio de ferramentas de gestão e a planilha de obra tem uma função muito importante dentro deste processo.
Elabore um bom planejamento
Para desenvolver toda e qualquer atividade é preciso planejamento e na construtora não é diferente. Documentar as expectativas e onde você pretende chegar e como chegar, oferece maior segurança e direcionamento na hora de tomar as decisões, evitando erros e prejuízos.
É importante também que os colaboradores tenham acesso a este documento, para que estejam todos alinhados com os objetivos da empresa e trabalham olhando para o mesmo ponto e não fiquem dispersos, “atirando para todos os lados”.
Tenha uma planilha exclusiva para as finanças
A tradicional planilha de Excel utilizada nas obras, serve muito bem para registrar a contabilidade da construtora. Uma pena que muitas vezes os gestores não dão a devida importância para este ponto, deixando o controle das finanças em segundo plano.
Além de registrar, entradas, saídas, pagamentos, um olhar especial deve ser dado para os impostos que todas as empresas têm, dependendo do ramo de atividade. Pois quando a contabilidade é feita de forma equivocada por falta de conhecimento ou deixado de pagar algum imposto propositalmente, você estará sujeito a pagar multas e ter problemas sérios com o Fisco.
Por isso é importante que a empresa faça uma boa gestão financeira, pode ser através da planilha de orçamento exclusiva para a construção civil e ter o controle de todas as contas a pagar e receber. Desta forma, com os dados em mãos, o gestor pode tomar decisões ou fazer investimentos, com base no fluxo de caixa e nos resultados da empresa.
Reduza retrabalho
Com o registro dos dados de cada obra em uma planilha específica para isso, você vai ter informações suficientes para que no próximo momento, os erros que foram cometidos nesta obra não se repitam, evitando o retrabalho que gera mais custos para a construtora.
Com a situação registrada, há uma maior transparência e todos os setores da empresa têm acesso ao documento. Isso permite que tanto os profissionais que estão no canteiro de obras, quanto os do escritório, possam identificar o problema antes que ele se repita e precise de retrabalho para ajustar.
Independente do tamanho da sua construtora, mantenha a organização e todas as ações registradas e devidamente documentadas dentro de planilhas, para ter maior facilidade de visualização no momento que precisar. Para entender melhor sobre o gerenciamento de uma construtora feito através da planilha de obra, veja mais informações neste conteúdo onde fornecemos algumas dicas para usar a planilha Excel no controle de obras.
Continue acompanhando nosso blog e saiba tudo sobre como organizar sua construtora através de planilhas de gestão e orçamento de obras.
