Fazer a gestão de uma obra é algo bastante complexo porque é necessário ter o controle de muitas variáveis que envolvem todo o processo de construção, do começo ao fim. Um dos pontos que demanda uma atenção especial são as finanças e, é claro, a previsibilidade orçamentária, por isso, o orçamento levantado no planejamento inicial deve se manter para que o projeto “não saia dos trilhos”.
Desta forma é muito importante que se tenha conhecimento e ferramentas adequadas para aprimorar a previsibilidade orçamentária. Com algumas ações de rotina, além do acompanhamento da obra e processos organizados, é possível ter resultados interessantes a respeito da gestão eficiente dos recursos.
Como definir a previsibilidade orçamentária em uma obra
O controle rigoroso das receitas e despesas de uma empresa é a maneira mais correta de ter previsibilidade orçamentária. Assim também ocorre em uma obra. Mesmo sendo difícil prever exatamente tudo o que pode acontecer no decorrer da construção, mas é possível, com base em experiências e um bom cronograma, visualizar de forma mais assertiva o saldo do caixa no final.
Um planejamento adequado ajuda a prever os gastos, diretos e indiretos com a obra, dentro do tempo determinado para a execução do empreendimento. Com estes dados já é possível organizar de forma profissional a previsibilidade orçamentária da obra.
Existem alguns aspectos que ajudam você a ter um controle melhor de todos os setores da obra com uma atenção especial para as FINANÇAS. Vamos citar alguns:
- Faça o planejamento adequado
Como bem sabemos, antes de qualquer obra ser iniciada, um planejamento adequado deve ser criado. O planejamento irá guiar todos os passos da obra e, na grande maioria das vezes, engloba todas as áreas de um projeto.
Para uma maior precisão, é necessário que o planejamento tenha objetivos bem claros e definidos, além de constar com o escopo do projeto. Outra questão que é indispensável para o mesmo são as questões de prazos e demais marcos importantes, que de diversos modos podem afetar – negativamente – uma obra, caso os responsáveis não tenham se preparado para elas.
A questão orçamentária não é, de modo algum, deixada de lado aqui. Junto do planejamento também temos uma análise de viabilidade financeira, que irá permitir uma maior orientação sobre os gastos e necessidades do empreendimento.
- Tenha um orçamento detalhado
Em um orçamento detalhado – como o próprio nome sugere -, temos o extenso e explicativo detalhamento de tudo que irá envolver gastos na obra. Apesar disso, é sempre recomendável destacar certos pontos de atenção como, por exemplo:
- A identificação e quantificação de todos os custos envolvidos, sendo o ideal que isso seja feito da maneira mais visual e entendível possível;
- A consideração dos custos indiretos e diretos, já que até o menos dos custos pode afetar diretamente o orçamento e, consequentemente, a obra. Além disso, tal ponto evita que certas situações se tornem uma “bola de neve” para a obra;
- A margem de contingência para imprevistos. Imprevistos sempre acontecem em uma obra e, a melhor maneira de uma empresa lidar com elas, é se prevenindo e se preparando para os possíveis cenários onde eles podem acontecer.
- Acompanhamento e controle
Manter uma rotina de acompanhamento e controle é indispensável para o aprimoramento constante do orçamento de uma obra, já que muitas vezes temos que lidar com demandas extras de materiais, aquisição de um número maior de mão de obra qualificada ou até mesmo de mais ferramentas.
Utilizar ferramentas de gestão de projetos como, por exemplo, o software da SIGO ERP, pode ser uma ótima solução para monitorar regularmente os gastos, realizar comparações com o orçamento inicial e, conforme a necessidade, realizar os ajustes necessários.
- Comunicação efetiva: a chave do sucesso
Seja em uma obra, em uma empresa em si ou até mesmo durante o andamento de um projeto, manter uma comunicação efetiva e direta é a chave para o sucesso de qualquer negócio, além de evitar vários problemas.
Sendo assim, busque manter uma comunicação clara e efetiva com a equipe e reporte regularmente o status financeiro do projeto com aqueles que necessitam acompanhá-lo como, por exemplo, com o próprio cliente.
Além disso, é imprescindível envolver os responsáveis pelas tomadas de decisão no processo orçamentário, já que todos precisam estar alinhados sobre o destino do dinheiro utilizado e, é claro, dar a aprovação apropriada para seguir com o que foi apresentado.
- Faça a gestão de riscos
Neste caso, a gestão de riscos vai auxiliar principalmente em um ponto: identificar possíveis ameaças ao orçamento de obra.
Com essa análise prévia, é possível desenvolver estratégias visando a mitigação de riscos, além de preparar a empresa para lidar com os possíveis imprevistos financeiros.
Lembre-se: o melhor modo que uma empresa pode se preparar – nesses casos – é se prevenindo e preparando para as possíveis situações que podem afetar a ora negativamente.
- Aprendizado contínuo
Essa dica visa, principalmente, aprender com o passado para não cometer os mesmos erros no futuro.
É um momento onde se é necessário avaliar os resultados e lições aprendidas nos projetos anteriores, utilizando esse conhecimento para implementar melhorias – baseadas nas experiências passadas – e, ao mesmo tempo, buscar por atualizações e tendências do setor de construção para angariar valor ao projeto.
- Centralize as informações em um só documento
Com um bom SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE OBRAS, você consegue manter todas as informações em um só lugar onde todos têm acesso e podem acompanhar a evolução da obra, assim como a previsibilidade orçamentária.
Esta visualização pode ser feita tanto pelos profissionais do escritório quanto do canteiro de obras através de computador ou smartphone, além de poder ajustar dados ou inserir outras informações.
#DicaSIGO: além dos pontos citados anteriormente, é de extrema importância ressaltar que – quando temos todos os dados unidos em um só lugar – é possível maximizar a visibilidade gerencial e, é claro, realizar uma previsibilidade orçamentária mais assertiva de uma obra.
Quer um exemplo?
Imagine que sua obra já está parcialmente concluída e agora é necessário possuir em um só documento um relatório que contenha, por exemplo: todos os materiais que faltam ser utilizados, tempo restante e de atraso da obra, número de mão de obra disponível e necessidades emergências.
Apesar de você já possuir um planejamento, sabemos que as coisas podem mudar ao longo do tempo. Assim, com todas essas informações juntas em um só lugar, você poderá prever a atual situação do orçamento disponível e, é claro, como imprevistos poderão impactá-lo até a conclusão de sua obra.
- Atualize seus dados constantemente
Um dos problemas de quem usa planilhas, é que elas ainda precisam ser atualizadas manualmente, o que corre o risco de ficar desatualizado ou com dados incorretos. Ainda que o arquivo depois de atualizado, precisa ser enviado a todos os envolvidos no processo.
Neste trabalho todo, ainda é necessário ter muita atenção para não haver nenhuma falha ou exclusão de algum dado já inserido anteriormente, o que vem causar inconformidade nos valores finais.
No caso das empresas que mantêm um sistema de gerenciamento, o profissional pode estar, tanto no escritório quanto no canteiro de obras, fazendo a atualização dos dados em tempo real, e toda a equipe tem acesso automaticamente. Assim é possível observar se há algum ponto de atraso da obra, localizar este problema e de maneira rápida tomar as DECISÕES para fazer os ajustes. Com este processo organizado, é possível manter a previsibilidade financeira da obra dentro do que foi planejado.
Mas como algo assim impacta na previsibilidade orçamentária? Simples! É impossível se planejar e prever qualquer coisa – principalmente orçamentos – quando não temos os dados de uma obra atualizados em tempo real.
Imagine, hipoteticamente, que consta em suas informações a necessidade de adquirir 1.000 tijolos para serem utilizados no próximo mês. Entretanto, houveram pequenas mudanças de planejamento e atraso nas obras, fazendo com que esse número aumentasse agora para 10.000 tijolos. Assim, leve em consideração que você não sabia de nada disso, pois os dados não foram atualizados.
Agora, pense que você está trabalhando com um orçamento super limitado. Uma mudança drástica assim, sem as informações atualizadas, irá invalidar toda a sua previsibilidade orçamentária realizada anteriormente, tornando impossível realizar outra mais assertiva e, possivelmente, ultrapassando o limite disponível do orçamento final. E o que isso gera? Com toda a certeza, atritos com o cliente que poderiam ter sido evitados.
- Conte com o SIGO ERP para facilitar seu trabalho
A tecnologia está aí para melhorar o desempenho de todas as atividades e não é diferente na gestão de obras. Contratar um software para o gerenciamento de obras é o melhor caminho para não ter surpresas negativas no decorrer da construção ou só descobrir os problemas no final dela. Com uma ferramenta eficiente, você consegue fazer o controle geral da obra, além de fazer um controle competente das finanças da obra.
Um sistema de gerenciamento de obras ajuda você:
- A fazer o planejamento e ORÇAMENTO DA OBRA;
- Fazer a gestão de compra e estoque de materiais;
- Fazer a gestão de mão de obra para cada etapa do projeto;
- Fazer a gestão de equipamentos necessários;
- Identificar os gastos diretos e indiretos;
- Realizar o controle das entradas e saídas;
- Manter o controle sobre os custos planejados e executados;
- Fazer toda a gestão do fluxo de caixa com os resultados da obra e da empresa.
O SIGO ERP é uma excelente opção de software de gestão de construção civil que integra de forma inteligente todos os dados e processos da sua obra. É um sistema intuitivo e 100% online, que facilita a tomada de decisões estratégicas, otimiza atividades, automatiza os procedimentos internos e auxilia na geração de métricas de gestão.
#DicaSIGO: A questão da previsibilidade orçamentária pode ser totalmente resolvida dentro deste ERP. Afinal, com ele é possível – dentre outras coisas – centralizar suas informações, atualizar dados automaticamente, gerar relatórios completos e, assim, possibilitar ampla visibilidade de informações gerenciais da obra, que irão auxiliar em uma previsibilidade orçamentária mais assertiva.
Conclusão
Lidar com finanças sempre é muito delicado e exige, além de conhecimento amplo, muita atenção. Ter o controle de receitas e despesas de uma obra, para manter a previsibilidade do orçamento, é sempre mais confiável quando você pode contar com um sistema de gestão completo. Se você está identificando problemas na gestão de sua obra, é o momento de deixar as planilhas de lado e contratar um bom SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE OBRAS.
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