Otimizar trabalhos manuais, como a emissão de notas fiscais, é uma das principais preocupações das construtoras atualmente. Afinal, algo assim pode fazer com que a tarefa seja realizada em menor tempo, sem erros humanos e, principalmente, libera o time para focar em atividades de maior importância.
Sendo assim, em nosso artigo de hoje, iremos falar um pouco mais sobre a emissão de notas fiscais, bem como um sistema ERP pode ser a solução ideal que sua construtora estava procurando. Continue com a leitura e descubra mais sobre o assunto!
Quais são os desafios da emissão de notas fiscais na construção civil?
A emissão de notas fiscais na construção civil é um processo desafiador, especialmente devido à complexidade inerente aos projetos e à extensa cadeia de suprimentos.
Cada empreendimento de construção apresenta características únicas, variando em escopo, materiais e serviços necessários. Isso torna a gestão tributária e fiscal uma tarefa complexa, pois exige um entendimento detalhado de cada transação e sua respectiva tributação.
Além disso, a cadeia de suprimentos na construção civil é muito diversificada, envolvendo diversos fornecedores, subcontratados e prestadores de serviços. Gerenciar as diferentes relações comerciais e garantir a conformidade fiscal em cada transação é um desafio constante. A diversidade de fornecedores também implica em lidar com uma ampla gama de requisitos fiscais, o que adiciona camadas de complexidade ao processo de emissão de notas fiscais.
A necessidade de cumprir rigorosamente as normas fiscais e tributárias é outro ponto crítico. O setor da construção civil está sujeito a regulamentações específicas que podem ser intrincadas e passíveis de alterações frequentes. Manter-se atualizado e em conformidade com essas regulamentações é fundamental para evitar possíveis penalidades e litígios fiscais.
Adicionalmente, o volume expressivo de documentos relacionados à emissão de notas fiscais é uma questão significativa a ser enfrentada. A quantidade de notas fiscais de entrada e saída, faturas, recibos e documentos relacionados à retenção de impostos é considerável. Gerenciar e controlar adequadamente essa grande quantidade de documentos é essencial para assegurar a precisão, a transparência e a conformidade fiscal.
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O que é um ERP e qual o seu papel na construção civil?
Um ERP é um sistema de software que integra e gerencia informações e processos de uma organização em um único sistema. Ele oferece uma visão ampla e unificada das operações de uma empresa, abrangendo áreas como contabilidade, finanças, recursos humanos, compras, vendas, estoque, produção, entre outros.
Na construção civil, um ERP desempenha um papel fundamental devido à complexidade e à natureza diversa das operações nesse setor. Ele oferece um conjunto de ferramentas que permitem às construtoras gerenciar eficientemente todos os aspectos de um projeto, desde a aquisição de materiais até a execução e conclusão do empreendimento.
E quais os benefícios desse serviço para as construtoras?
Um dos principais benefícios de um ERP na construção civil é a capacidade de integrar informações de diferentes áreas da empresa em um único sistema. Isso é particularmente útil devido à diversidade de atividades que ocorrem simultaneamente em um projeto de construção, como a gestão de custos, aquisição de materiais, controle de estoque, alocação de mão de obra e administração de contratos com fornecedores e subcontratados.
Além disso, um ERP oferece uma visão abrangente em tempo real do andamento do projeto, possibilitando uma tomada de decisão mais informada e estratégica. A capacidade de monitorar custos, prazos, recursos disponíveis e alocação de pessoal em tempo real permite uma gestão mais eficiente e eficaz dos empreendimentos.
Outro aspecto crucial é a conformidade com as normas fiscais e tributárias. O ERP na construção civil permite uma gestão mais rigorosa das obrigações fiscais, auxiliando na emissão correta de notas fiscais, controle de impostos e adequação às exigências legais, o que é crucial considerando as particularidades do setor e as frequentes mudanças na legislação.
Quais os benefícios de utilizar um ERP na emissão de notas fiscais?
A utilização de um sistema ERP na emissão de notas fiscais para construtoras oferece uma gama de benefícios que contribuem significativamente para simplificar e aprimorar esse processo crucial para a empresa. Conheça os principais deles a seguir!
1 – Automatização do processo de emissão de notas fiscais
Os sistemas ERP na construção civil permitem a automatização de todo o ciclo de emissão de notas fiscais. Ou seja, desde a geração das notas até sua transmissão aos órgãos fiscais competentes.
Com a automatização, as construtoras podem reduzir consideravelmente o tempo gasto nesse processo, permitindo uma emissão mais ágil e eficiente de notas fiscais, o que é fundamental em um setor tão dinâmico como a construção civil.
2 – Redução de erros e retrabalho
A automatização proporcionada pelos sistemas ERP minimiza consideravelmente a ocorrência de erros manuais na emissão de notas fiscais. Ao integrar informações de diferentes áreas da empresa, o sistema reduz a duplicidade de dados e inconsistências. Isso não só diminui a probabilidade de erros, como também reduz o retrabalho associado à correção desses equívocos.
A precisão na emissão de notas fiscais é crucial para evitar problemas futuros e garantir a credibilidade da empresa perante o fisco e seus parceiros comerciais.
3 – Conformidade fiscal e redução de riscos legais
Os sistemas ERP são desenvolvidos para se manterem atualizados em relação às constantes mudanças nas regulamentações fiscais e tributárias. Ao utilizar um ERP na emissão de notas fiscais, as construtoras garantem maior conformidade com as normas legais, evitando penalidades decorrentes de não conformidade ou erros fiscais.
O que isso gera? A redução considerável dos riscos legais associados ao não cumprimento das obrigações fiscais, algo crucial no ambiente altamente regulamentado da construção civil.
4 – Monitoramento eficiente de prazos e vencimentos
Os sistemas ERP oferecem ferramentas de gestão que permitem um monitoramento preciso de prazos e vencimentos relacionados à emissão de notas fiscais. Com isso, é possível que as construtoras acompanhem de perto os prazos de pagamentos, datas de vencimento de impostos e outras obrigações fiscais.
Esse monitoramento eficiente ajuda a evitar atrasos e possíveis penalidades, permitindo uma gestão mais proativa e assertiva das questões fiscais da empresa.
Existem recursos específicos de ERP para as construtoras?
A resposta é: Sim! Para atender às demandas específicas das construtoras e otimizar sua gestão, os sistemas ERP oferecem recursos adaptados e personalizados, abordando áreas-chave como ENGENHARIA, COMERCIAL, FINANCEIRO, dentre outras.
Por exemplo: o módulo de ENGENHARIA é projetado para facilitar o gerenciamento de informações técnicas e operacionais relacionadas aos projetos de construção. Ele permite a gestão detalhada de todos os aspectos do ciclo de vida do projeto, desde o planejamento inicial até a conclusão.
Alguns dos recursos oferecidos por ele são: gerenciamento de projetos, documentação técnica, controle de qualidade e gerenciamento de alterações no próprio projeto.
Já o módulo FINANCEIRO gerencia todas as transações financeiras da empresa, incluindo contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa, controle de despesas, faturamento e emissão de notas fiscais. Ele também pode incluir ferramentas para controle de orçamentos, análise de custos e relatórios financeiros detalhados para análise gerencial.
Por fim, o módulo COMERCIAL gerencia as atividades relacionadas às vendas, contratos, compras, estoque e relacionamento com clientes e fornecedores. Ele pode abranger desde a gestão de propostas e cotações até o controle de contratos e ordens de compra, permitindo uma visão completa do ciclo comercial da empresa.
Como escolher o melhor ERP para sua construtora?
Escolher o melhor sistema ERP para uma construtora envolve considerações específicas para atender às necessidades complexas e diversificadas desse ramo. Algumas delas são:
1 – Avaliação das necessidades da construtora
Identifique os principais desafios e necessidades específicas do seu negócio, considerando aspectos como gestão de projetos, controle financeiro, compras, gestão de contratos e conformidade fiscal. Isso ajudará a determinar quais funcionalidades são essenciais para o ERP que você irá escolher.
2 – Pesquisa de soluções especializadas para a construção civil
Essas soluções costumam oferecer recursos adaptados às demandas do setor, como gestão de projetos, controle de obras, administração de contratos e integração com as particularidades fiscais da construção civil.
3 – Procure por uma interface amigável e com facilidade de uso
A simplicidade na navegação e usabilidade é crucial para a aceitação e adoção do sistema por parte dos colaboradores, reduzindo o tempo de treinamento e maximizando a eficiência.
4 – Dê valor ao suporte técnico e atualizações
Certifique-se de que eles ofereçam assistência adequada em caso de problemas e atualizações regulares do sistema para acompanhar as mudanças na legislação e tecnologia.
5 – Avalie custo-benefício
Considere não apenas o custo inicial, mas também os custos a longo prazo, incluindo taxas de manutenção, implementação, personalização e treinamento. Busque um equilíbrio entre o investimento e os benefícios que o sistema proporcionará à construtora.
SIGO ERP: o sistema ideal para a emissão de notas fiscais de sua construtora!
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Criado especificamente para atender as construtoras do mercado, o sistema foi completamente desenvolvido visando sanar as principais necessidades das empresas e, principalmente, fazer com que as mesmas possam realizar seu trabalho de modo otimizado e prático.
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