Gerenciar os bens alugados em uma obra de construção é uma tarefa técnica e essencial para o sucesso do projeto. Acompanhar equipamentos, maquinaria e ferramentas alugadas de forma eficaz pode melhorar a eficiência operacional, controlar custos e garantir que os recursos estejam disponíveis quando necessário.
Em nosso artigo de hoje, abordaremos estratégias técnicas para donos de construtoras que desejam realizar o controle de bens alugados de uma obra de forma eficiente e precisa. Continue a leitura e saiba mais!
Quais os passos para realizar um controle de bens de modo adequado?
Várias técnicas e estratégias relacionadas ao controle de bens podem ser utilizadas a partir da adesão prática a um simples passo a passo que, apesar de em um primeiro momento parecer algo básico, é uma fórmula de sucesso para os donos de construtoras. Confira os passos a seguir!
1 – Inventário detalhado
O primeiro passo para o controle de bens alugados é criar um inventário detalhado de todos os itens alugados para a obra. Isso inclui não apenas maquinaria pesada, como escavadeiras e guindastes, mas também ferramentas menores, andaimes, veículos e qualquer outro equipamento alugado.
#DicaSIGO: registre informações como número de série, modelo, data de início e término do contrato de aluguel, bem como o nome do fornecedor.
2 – Utilização e rastreamento em tempo real
Para controlar ativamente o uso de bens alugados, considere a implementação de sistemas de rastreamento em tempo real. GPS e tecnologia de identificação por radiofrequência (RFID) podem ser aplicados para monitorar a localização e o uso dos equipamentos.
Assim, você conseguirá saber quando e onde um equipamento está sendo utilizado, contribuindo para um melhor planejamento e alocação.
3 – Manutenção preventiva e histórico de reparos
Mantenha registros detalhados de manutenção preventiva e histórico de reparos de todos os bens alugados, já que isso não apenas prolonga a vida útil do equipamento, mas também ajuda a identificar quais itens podem exigir manutenção regular.
#DicaSIGO: ter um histórico de reparos também pode ser valioso para eventuais disputas com os fornecedores de aluguel.
4 – Agenda de devolução
Crie uma agenda de devolução clara e bem organizada, onde você possa determinar as datas de devolução para cada item alugado com base nas necessidades do projeto. Mantenha comunicação aberta com os fornecedores para garantir que os prazos de devolução sejam cumpridos. Atrasos na devolução podem resultar em custos adicionais.
5 – Registros financeiros precisos
Tenha um sistema de registros financeiros preciso para controlar os custos de aluguel de bens. Isso inclui o registro de todos os pagamentos, faturas, termos de pagamento e quaisquer acordos especiais com os fornecedores. Os registros financeiros são essenciais para o controle de custos e a conformidade com o orçamento.
Leia também: Está com dificuldades de controlar orçamento de obra de construtora em Excel?
6 – Seguro adequado
Certifique-se de que todos os bens alugados estejam adequadamente segurados, assim você protege a construtora contra danos, perdas ou roubo de equipamentos alugados.
Lembre-se: mantenha registros dos detalhes do seguro e datas de vencimento das apólices.
7 – Auditorias regulares
Realize auditorias regulares do inventário de bens alugados. Isso envolve verificar se os itens listados no inventário correspondem ao que está realmente presente no canteiro de obras. Auditorias ajudam a evitar o desaparecimento de equipamentos e garantem a precisão dos registros.
8 – Sistema de reservas
Implemente um sistema de reservas para bens alugados, especialmente se houver demanda concorrida por equipamentos específicos. Isso permite que diferentes equipes ou projetos reservem com antecedência os recursos necessários.
9 – Comunicação eficiente com fornecedores
Mantenha uma comunicação eficaz com os fornecedores de bens alugados, deixando-os informados sobre as necessidades do projeto e quaisquer alterações nos prazos ou requisitos.
#DicaSIGO: relações de fornecedores sólidas podem resultar em melhor atendimento e condições mais favoráveis.
10 – Treinamento e conscientização da equipe
Capacite a equipe sobre a importância do controle de bens alugados, treinando-os na operação segura e na manutenção adequada dos equipamentos e promova uma cultura de responsabilidade em relação aos ativos alugados.
SIGO ERP: utilize a tecnologia ao seu favor!
Outra forma de realizar o controle de bens alugados em uma obra é optando por sistemas de gerenciamento, que podem possuir módulos específicos para essa questão como, por exemplo, é o caso do SIGO ERP e seu módulo PATRIMÔNIO.
Com ele, você pode cadastrar seus bens alugados como veículos, ferramentas, equipamentos e móveis, bem como registrar com quais funcionários estão alocados. Além disso, ele também possibilita registrar a alocação desses bens em outros projetos ou obras.
Quer saber mais sobre as possibilidades deste módulo e ainda realizar de forma assertiva os bens de sua obra? Então, FALE COM UM DE NOSSOS ESPECIALISTAS hoje mesmo e conheça mais do ERP que vai transformar seu modo de trabalhar!
