O setor de compras de uma construtora, instaladora, ou outra empresa ligada ao ramo da construção civil tem uma responsabilidade gigante sobre os lucros da empresa.
Isso porque a compra de materiais representa um grande percentual do custo total de uma obra, por isso, erros nesse processo podem ser a diferença entre o lucro e o prejuízo.
Para que o processo seja desempenhado de forma correta, garantindo bons preços, qualidade dos materiais e entrega no prazo correto, uma ferramenta chamada mapa de cotação é essencial.
Continue a leitura, entenda mais sobre o assunto e confira dicas de como montar o mapa de cotação ideal para sua construtora.
Primeiro: o que é o mapa de cotação?
O mapa de cotação é uma ferramenta que compara preços, muito utilizada para orientar e facilitar as decisões a respeito de uma compra em específico.
Por exemplo: se a sua empresa precisa de materiais elétricos, é possível utilizar a ferramenta para entender quais fornecedores podem oferecer os produtos com o melhor custo benefício – o que nem sempre significa o preço mais baixo.
Mas o mapa de cotação não deve ser confundido com o tradicional orçamento. Para ter uma planilha completa, o mapa deve ter o máximo de informações e detalhes, como:
- Preço de cada material;
- Prazo previsto para pagamento;
- Formas de pagamento aceitas;
- Prazo de entrega;
- Custo médio do produto.
- Últimos valores comprados.
Você está pagando o melhor preço pelos materiais?
É comum pensar que se estamos comprando um produto pelo menor preço, estamos fazendo uma boa compra e pagando o preço justo. Mas nem sempre é assim, mesmo sabendo que isso tem um peso na hora de contabilizar, mas não é só isso.
Como os materiais de construção estão inclusos nos custos diretos de uma obra, é preciso dar o devido valor no momento de definir o orçamento. Este trabalho fica muito mais fácil de ser observado através de uma ferramenta de gestão compatível para a função.
Se mesmo fazendo pesquisa de preço, você comprar pelo menor preço encontrado, ainda assim esta aquisição de material, ultrapassa o limite do orçamento, é porque você está pagando mais do que deveria.
Para este problema existem duas possibilidades: ou foi feito o cálculo de forma errada ou houve muito desperdício durante a execução da obra.
Outra forma de você perceber que não está pagando o melhor preço pelos materiais, nem sempre é o quanto, mas quando você paga. É preciso ter atenção para não comprometer o fluxo de caixa.
É necessário neste caso, planejar a ordem dos acontecimentos. Desestabilizar o fluxo de caixa, pode gerar problemas que irão levar mais tempo e custar mais para resolver, comprometendo o resultado financeiro da obra.
Outro ponto importante que deve ser analisado é ter cuidado com a falsa economia. Nada resolve pagar o menor preço pelos materiais se o fornecedor não tiver o produto para entregar na hora que você precisa. Desta forma haverá atraso na obra e isso vai gerar prejuízo.
Você sabe como economizar na hora da compra dos insumos?
Quem é do ramo sabe que construir nunca foi uma tarefa fácil, nem rápida e muito menos barata. Mas existem várias formas de transformar este processo menos traumatizante e de forma que a obra fique pronta sem zerar o seu caixa.
Como os gastos com materiais envolvem o maior gasto de uma obra, comprar com o melhor preço é a melhor saída. Entenda como:
👉🏻 O primeiro passo é fazer o planejamento da obra, com todas as etapas;
👉🏻 Estabeleça um limite de gastos e trabalhe dentro deste orçamento;
👉🏻 Pesquise e compare preços, tudo com tempo, sem pressa;
👉🏻 Faça o controle dos gastos de perto, não se descuide do planejamento inicial;
👉🏻 Evite desperdícios calculando as quantidades de material para cada etapa do projeto;
👉🏻 Faça os cálculos do custo benefício dos materiais. O barato pode custar caro;
👉🏻 Tenha atenção e cuidado ao escolher os materiais, opte por marcas confiáveis;
👉🏻 Não feche negócio na primeira loja. Negocie, veja se “um desconto” no pagamento a vista é realmente vantajoso;
👉🏻 Não compre todos os materiais de uma única vez, vá fazendo as compras por etapas, facilitando no armazenamento dos produtos;
👉🏻 Não pule etapas, foque no que é necessário no momento. A compra de materiais para acabamento devem ficar para o final;
👉🏻 Evite as compras por impulso, mesmo que os preços sejam tentadores. Observe o prazo de validade e se os materiais realmente são adequados ao projeto.
Como fazer cotações eficientes
O grande objetivo das cotações de preço é realizar a compra de materiais com o melhor custo benefício. Também, garantir que o material estará disponível na obra quando necessário e terá a qualidade adequada aos processos que estão sendo desenvolvidos.
Para fazer o levantamento do orçamento de insumos, é preciso elencar alguns componentes, como:
👉🏻 Usar a tabela de fornecedores e de composição de preços unitários;
👉🏻 Levar em consideração os custos com impostos e taxas;
👉🏻 Realizar a cotação dos custos diretos e indiretos;
👉🏻 Calcular a curva ABC;
👉🏻 Aplicar o cálculo do BDI.
Para garantir tudo isso, é importante considerar alguns pontos no momento de realizar a cotação.
Tenha a definição de quantidade de material
Fazer o levantamento de quanto material você vai precisar para executar o projeto, é a primeira etapa do mapa de cotação. Um ponto importante é que esse levantamento deve ser dividido de acordo com as etapas da obra, e o prazo para execução de cada uma delas.
Isso porque alguns materiais têm vida útil mais curta, como é o caso do cimento. Então, aproveitar uma promoção e comprar toda a quantidade de cimento necessária para obra de uma só vez pode se tornar uma dor de cabeça ao invés da economia prevista inicialmente.
No seu levantamento, também considere que durante a obra pode ocorrer a perda de um percentual dos materiais. Portanto, sempre cote uma “sobra” de material, para evitar problemas como a paralisação da obra.
Monte um mapa de cotação com pelo menos três fornecedores
Contar com um único fornecedor pode trazer alguns problemas. Por exemplo:
- Sem realizar um comparativo, você não consegue ver com clareza se optou pelo melhor custo benefício;
- Além disso, não tem os insumos necessários para traçar panoramas de preço médio de mercado;
- Se ocorrer qualquer problema com o fornecedor, será necessário buscar novos valores com urgência, sem o tempo necessário para analisar as propostas adequadamente.
Cotando seus materiais em mais de uma empresa fornecedora, você vai conseguir identificar o preço médio praticado e decidir pelo que oferece o menor preço pelos produtos de qualidade que você busca.
Estabeleça critérios para comparar os fornecedores adequadamente
Para realizar o comparativo de preços de forma correta, é preciso estabelecer alguns critérios e avaliar determinados pontos na escolha dos fornecedores, como:
- Responsabilidade da empresa;
- Preço;
- Proximidade do local da obra;
- Prazo de entrega;
- Qualidade do serviço;
- Opções de pagamento;
- Histórico da empresa;
- Forma de transporte e entrega;
- Qualidade dos produtos.
Avalie todas as possibilidades de compra
Além de orçar com diversos fornecedores, também é importante fazer as perguntas certas para chegar a melhor opção. O comparativo de preços precisa incluir, por exemplo, questionamentos sobre outros fatores que podem ter grande impacto no custo final dos materiais e, consequentemente, da obra, como:
- Quanto de desconto eu terei se todo o material for comprado de um mesmo fornecedor?
- E se cada tipo de material for comprado em um fornecedor diferente, o valor pode mudar?
- O valor final será diferente se escolher por diferentes tipos de prazo e pagamento?
- Qual é a melhor forma: comprar tudo de uma vez ou de acordo com a necessidade?
Sempre é importante analisar e comparar o custo benefício do produto. Muitas vezes um produto com um preço superior, vale a pena pela qualidade e pela redução de mão de obra na sua aplicabilidade.
Utilize a tecnologia ao seu favor
Um mapa de cotação deve ser uma ferramenta útil no dia a dia da empresa. E que permita a avaliação de valores de forma rápida e clara. E a forma mais eficiente de fazer isso é contando com o auxílio de softwares.
Com o uso de ferramentas como o SIGO ERP, você envia as solicitações de cotação para os fornecedores cadastrados de forma muito simples. Este processo poupa tempo e dinheiro, uma vez que elimina diversas ligações telefônicas ou visitas presenciais em lojas que vendem os produtos que você precisa.
No nosso blog, você encontra outros conteúdos sobre as tendências do mercado de construção, dicas de gestão e muito mais.
