A gestão de orçamento de obra é uma parte crítica e desafiadora do processo de construção. Entenda as dificuldades em controlar o orçamento em Excel.
A precisão e a eficiência do orçamento são fundamentais para o sucesso do projeto e a realização dos objetivos da empresa. No entanto, a gestão de orçamentos pode ser um processo complexo e difícil, especialmente quando se trata de controlar orçamentos de obras de construtoras.
Uma das ferramentas mais comuns utilizadas para gerenciar orçamentos de obras é o Microsoft Excel. Embora seja uma ferramenta útil e poderosa, o Excel também apresenta algumas limitações que podem afetar a precisão e a eficiência do orçamento. Para garantir o sucesso do projeto, é importante estar ciente dessas limitações e encontrar maneiras de superá-las.
Neste texto, vamos explorar as principais dificuldades enfrentadas na gestão do orçamento de obras de construtoras no Excel. Entender essas dificuldades é importante para que as empresas possam tomar decisões com conhecimento técnico sobre a melhor forma de gerenciar seus orçamentos de obras e alcançar seus objetivos.
Principais problemas que ocorrem no uso do Excel
O primeiro grande desafio é conseguir interpretar e saber onde aplicar ou incluir cada uma das informações de um orçamento de obra. Todos os dados que se tem em mãos são baseados em um projeto de engenharia com suas especificidades, por isso precisa de muito conhecimento técnico para ter as informações mais próximas da realidade.
Depois, estas tabelas do Excel podem até trazer bons resultados, porém à medida que a complexidade e a quantidade de informações aumenta, a ferramenta pode atrapalhar mais do que ajudar.
Aqui estão algumas dificuldades comuns na gestão do orçamento de obras de construtoras no Excel:
Erros de digitação ou cálculo
O uso manual de fórmulas e cálculos pode resultar em erros que afetam a precisão do orçamento. Nestes casos, nem sempre o profissional escalado para alimentar a tabela, tem habilidade suficiente para ter uma postura analítica no momento de manusear as informações bem como a planilha.
Ou, em outras situações, sabemos que todo ser humano é passível de cometer erros ou equívocos. Digitar números errados ou fazer cálculos baseados nestes dados, irá gerar danos maiores no decorrer da obra, causando falta de materiais, falta de recursos financeiros, atraso nas entregas das etapas, além de outros pontos negativos.
Falta de atualização
O orçamento pode rapidamente ficar desatualizado se não for revisto e atualizado regularmente.
Conforme as mudanças ocorrem é preciso deixar a planilha atualizada, de preferência, diariamente. Isso porque, de um dia para o outro, os dados mudam, os valores dos materiais podem se alterar também, bem como a mão de obra pode sofrer aumentos. Estas informações precisam estar corretas, pois uma leitura e uma cotação com dados incorretos resultam em prejuízos financeiros para a construtora.
Com o dinamismo que rege todos os processos de uma empresa, muitas mudanças ocorrem em questão de minutos e isso pode interferir em uma negociação ou decisão bem importante. Como as informações no Excel não são atualizadas automaticamente, esta situação pode trazer instabilidade e insegurança para os negócios.
Dificuldade de integração de dados
Mesmo com o avanço da tecnologia, as antigas tabelas do Excel evoluíram muito e hoje oferecem um bom suporte, ainda assim, existem algumas limitações, principalmente em caso de precisar de outros sistemas complementares.
No caso da utilização do Excel, para cada atividade, é preciso abrir uma nova planilha diferente de armazenamento de dados e informações. Esta possibilidade é bem complicada para uma construtora, principalmente quando é preciso ter agilidade e eficiência na sua gestão.
Uma das principais dificuldades é a ausência da automatização e necessidade de preenchimento dos dados no nível necessário para o controle financeiro, além de precisar repetir e atualizar as informações todos os meses.
Dificuldade de compartilhamento de informações
Todos os responsáveis pela obra precisam ter acesso fácil às informações referentes à construtora, pois os departamentos precisam estar interligados. Mas compartilhar informações do orçamento entre equipes pode ser desafiador no Excel. Isso dificulta o entendimento do todo, pois não é possível abrir um documento e obter todas as informações necessárias.
Embora haja a possibilidade de inserir hiperlinks entre as tabelas, este recurso é pouco eficiente em função de que torna os arquivos bem pesados, além de que várias fontes precisam estar abertas para prosseguir com a atualização das alterações.
Dificuldade de visualização e análise
Mesmo com a introdução de muitos softwares de gestão, ainda muitas empresas estão apegadas a tabelas do Excel para fazer o controle de seus negócios. Ainda que seja limitada diante de toda a inovação, muitos negócios ainda veem no Excel a ferramenta mais confiável para atender suas demandas.
No início, o Excel pode até trazer bons resultados, mas com o tempo acaba ficando limitado na apresentação visual de dados e na análise de informações complexas. Isso porque uma das dificuldades é justamente permitir a integração de diversas planilhas e informações, para que todo o processo seja compreendido e analisado de forma geral e não em partes.
Afinal de contas, uma empresa que faz avaliação de seus dados de forma isolada, tem mais chances de cometer erros do que outras que fazem uma análise de dados compartilhada.
Hora de mudar?
Mesmo com o avanço da tecnologia e ferramentas inovadoras, mais ágeis e precisas, ainda muitas empresas usam o Excel para registrar e controlar o orçamento de obras das construtoras.
Mesmo sendo uma possibilidade interessante no começo, a ferramenta deixa várias lacunas que podem trazer resultados negativos, seja na obra ou mesmo na construtora. Será que não é hora de repensar e mudar esta prática?
Continue acompanhando nosso blog que temos várias sugestões interessantes para você melhorar a gestão das suas obras.
